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P A R A    D E S P E R T A R    L A    C O N C I E N C I A    Q U E    N O S    H A C E    H U M A N O S


Consejos para el manejo del tiempo

por Kristine Geimure

Para lograr el máximo éxito y productividad en el lugar de trabajo, es esencial que comprendamos cómo utilizamos nuestro tiempo. Como muchas cosas en la vida, el tiempo lo damos por hecho y le ponemos poca atención hasta que ya no nos damos a basto.

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo cada día, pero es la eficiencia con la que lo utilizamos lo que es importante. Eso no quiere decir que tenemos que programar cada segundo que estamos despiertos, pero existen varios hábitos efectivos para ahorrar tiempo que podemos utilizar para aumentar drásticamente nuestra productividad.

Las pérdidas de tiempo Incluyen
  • Teléfono — en particular las llamadas personales en horas de trabajo.
  • No planear las tareas — el enfoque da dirección.
  • E-mail — revisar constantemente tu correo electrónico durante el día.
  • Navegar por internet — saltando de un sitio a otro.
  • Visitas inesperadas — no programadas o no relacionadas con el trabajo.
  • Lugar de trabajo desordenado — Incluye tu escritorio, área de trabajo, computadora y otras herramientas de organización.
  • Mala calidad de Recursos/Herramientas — Contar con la herramienta equivocada o equipos de oficina pobres, puede hacerte perder horas de tiempo cada semana.
Muchos hábitos de una mala gestión se pueden corregir fácilmente con el simple hecho de hacernos responsables de nuestras horas de trabajo, comprender exactamente cómo usamos nuestro tiempo y tener un plan para cada día. También hay hábitos que hemos tenido toda la vida que requieren un mayor compromiso para superarlos.

He aquí algunos buenos hábitos que puedes establecer para eliminar pérdidas de tiempo:

Comprende cómo utilizas cada día
Honestamente revisar tu día y entiende cómo estás perdiendo el tiempo, entonces comprométete a ser más eficiente con tu tiempo. Es importante que seamos honestos y objetivos en cómo empleamos nuestros días.

Establece prioridades
Incluso con un calendario bien organizado y buenos hábitos de trabajo, a menudo no hay tiempo suficiente cada día, en particular en las pequeñas empresas. Así que es esencial priorizar las tareas y clasificarlas en categorías como Urgentes, Muy Importantes, Importantes y Pérdidas de tiempo. Emplea la mayor parte de tu tiempo en tareas que sean importantes y, o bien delega en otros las de baja prioridad, o resuélvelas después de haber terminado con las tareas más urgentes.

Planea tu tiempo
Al tener un plan claro y preciso para cada día, estableces una dirección, lo que elimina muchas de las horas perdidas entre tareas o pensando en qué hacer a continuación. Junto con un plan diario, también debe haber objetivos a largo plazo en los cuales trabajar. Fijar metas: diarias, semanales, mensuales y anuales, pueden aumentar drásticamente tu concentración y productividad.

Revisa tu progreso
Muchos de tus hábitos de trabajo se han formado durante toda tu vida, así que es común que volvamos a ellos si no somos capaces de revisar continuamente nuestro progreso. Algunos hábitos serán más difíciles de vencer que otros, pero el esfuerzo que pongamos en superarlos será recompensado con mayor productividad, rentabilidad y un lugar de trabajo más enfocado.

Toma descansos
Sólo somos humanos, por lo que también debes planear momentos en los que puedas relajarte y hacer las tareas menos importantes. Navegar por internet, llamar a un amigo o tomarte más tiempo a la hora del almuerzo. Es cuando hacemos un hábito del perder el tiempo que se convierte en un problema.

Con una mejor planeación y el compromiso de mejorar nuestro uso del tiempo aumentamos nuestra satisfacción en el trabajo, ganamos confianza, reducimos el estrés, aumentamos la productividad, reducimos los costos y mejoramos nuestras posibilidades de tener éxito.

¡Haz una lista con lo que es imprescindible que resuelvas!
En primer lugar ten claro lo que es realmente importante y lo que debe resolverse durante el día. Trata de tener sólo una o dos tareas muy importantes que tienes que hacer en el día y conviértelas en una prioridad absoluta. Esta lista es la que tiene que resolverse antes de siquiera pensar en irse del trabajo.

Lista de cosas por hacer
Después de que tengas claras el par de tareas que es imprescindible hacer, haz otra lista de los otros trabajos que tienes que hacer pero que son menos importantes. Estas tareas deben hacerse sólo después de haber terminado las imprescindibles. Eso no significa que deban tomarse a la ligera o considerarlas como una lista de buenos deseos. Haz una lista con una buena cantidad de tareas por hacer y añade una o dos extra para desafiarte a ti mismo. Pero no te excedas, ya que sólo te estarías exponiendo a fallar por no terminar todos los trabajos que estableciste.

¡Lista de cosas que no debes hacer!
Ahora que sabes lo que debes hacer, anota lo que no debes hacer, o a lo que le debes dar la menor prioridad. Estas son las tareas que nos encontramos haciendo cuando perdemos la concentración durante el día. Cosas como revisar el correo electrónico cada 10-20 minutos, revisar estadísticas con demasiada frecuencia, navegar por Internet, ver informes de noticias cada hora, o lo que sea que hagas que te distraiga de tu trabajo de verdad.

También puedes utilizar algunas de estas tareas para perder el tiempo como una forma de motivación para aumentar tu productividad. Por ejemplo, después de completar una tarea que es imprescindible que hagas, puedes recompensarse con 15 minutos de navegar por Internet o escribirle correos electrónicos a tus amigos.

La mayoría de las personas que están tratando activamente de aumentar su productividad, son conscientes de la importancia de contar con una lista de tareas pendientes, pero mucha gente se olvida de incluir una lista de tareas que No deben hacer. Para aquellos de nosotros con una mentalidad "divagada" o con "pies inquietos", es fácil que nos distraigamos en hacer trabajos de muy baja prioridad mientras que los más importantes se van acumulando. Ten claro lo que debes hacer y lo que no debes hacer para sacarle el máximo partido a cada jornada.